Konvertering til arkivformat
Arkivansvarleg konfigurerer sak/arkivsystemet slik at alle saksdokumenta automatisk vert konvertert til gjeldande arkivformat.
Ved innføring av digital sending av dokument med løysinga SvarUt, er systemet sett opp slik at dokumenta vert låst i PDFA arkivformat ved ekspedering - journalposten får då status E og vert seinare journalført og får status J.
Alle journalpostar med status J vert konvertert kontinuerleg.
Arkivansvarleg må dagleg kontrollere om konverteringa har vore vellykka og straks melde frå til systemansvarleg/driftsansvarleg dersom det ikkje er tilfellet. Lage eit søk på JP status J for alle dokumenttypar og eldre enn ein dag. Kontrollere ikon for dokument.
Ved feil under konvertering til arkivformat skal alle sletting- og kassasjonsrutinar stoppast.
Makulering av innskanna papirdokument
Innskanna papirdokument som tilhøyrer arkivdelen sentralt saksarkiv skal oppbevarast for dei siste 4 månadar før makulering. Etter 4 månader vert første månad (ringperm) makulert. Dokumenta skal oppbevarast kronologisk i ringperm (e.l.) Link til Kvalitetskontroll.
Frå 01.01. 2021 gjeld dette for alle arkivdelar i saksarkivet. med
Unntak for enkelt dokument der vidare sakshandsaming av 3. part krev dokument med original signatur t.d. avtalar og dokumentasjon som skal vidare til tinglesing.
Arkivansvarleg/arkivpersonell skal sikre at konvertering frå produksjonsformat til arkivformat har vore vellukka før makulering.
Makulering av innskanna papirdokument skal føregå ved brenning eller bruk av makuleringsmaskin. Arkivansvarleg har overordna ansvar for makuleringa. Makulering vert utført av arkivpersonale
Nødprosedyrer ved driftsstans
Dersom systemet er ute av drift i ein kort periode (1-2 dager) skal journalføringa utsetjast til drifta kjem i gang att. Det vert ikkje fordelt post utanom i spesielle tilfelle. Saksmapper skal då kunne lånast ut til sakshandsamar på førespurnad, og det skal førast utlånskort og ei eiga utlånsliste.
Dersom Ephorte/elements er ute av drift over ei lengre periode (meir enn 2 dagar), skal journalføringa gjerast i ein eigen papirbasert journal. Dei innkomne saksmappene med kopi av journalen skal sendast til avdelingane i sine saksmapper for fordeling. Også her skal det førast utlånslister. Både ut- og inngåande brev produsert i denne perioden skal skannast når systemet kjem i drift att.
Ansvar for tildeling og ajourhald av brukarrettar
Arkivleiaren (systemansvarleg) har hovudansvar for tildeling og ajourhald av brukarrettar til registrerings- og arkiveringsfunksjonar.
- Arkivleiaren har ansvar for at brukarrettane vert ajourhaldne kontinuerleg
- Verksemdleiarar har ansvar for at arkivleiaren vert varsla om:
- tildeling av brukarrettar til nye personar i sak/arkivsystemet
- personar som ikkje lengre skal ha brukarrettar i sak/arkivsystemet
- endring av tilsette sine brukarrettar i sak/arkivsystemet
Dette melder verksemdleiar om:
- ved ny tilsetjing
- ved endring i stilling som fører til endra rettar i sak/arkivsystemet
- når tilsette sluttar
Meldinga skal innehalda:
- Den tilsette sitt fulle namn og stillingstittel
- Nøyaktig dato for endring av brukarrettar/oppretting av ny brukar
