Føremålet med periodedeling er å sørge for naudsynt plass til saksmappene i dagleg arkiv, samt å sikre framfinning ved større endring i administrativ organisering, arkivorganisering eller ved skifte av journalsystem. Sjå meir om dette her(Link til lover) Periodisering er difor ei kontrollert og systematisk overføring av uaktuelle saker frå dagleg arkiv til bortsettingsarkiv. Periodeskille føregår vanlegvis på to måtar - skarpt skille eller skille med overgangsperiode. Dette vil variere mellom dei ulike arkiva og kva som er grunnlag for periodedeling.
For oversikt over periodiseringsmetode for dei ulike arkiva - gå til arkivserieoversynet (link)
Arkivtenesta er ansvarleg for å gjennomføre periodedelinga.
Periodedeling i emnearkiv / saksarkiv
|
|
| Skilje med overgangsperiode Ved inngang til ny valperiode (kvart 4. år) skal det nyttast skilje med overgangsperiode på 2 år. Framgangsmåte:
- Når Dato er sett, skal den arkivdelen få arkivstatus O (overlapping).
- Det skal samtidig opprettast ein arvtakar med status A (Aktiv).
- Saker i arkivdelen med status O som får tilført nye dokument i overlappingsperioden, er aktive saker og vil automatisk bli overført til arvtakar.
- Når overlappingsperioden er slutt, skal den gamle arkivdelen få status B (bortsett) og klargjerast for depotuttrekk.
Skarpt skilje I samband med større endringar i journalen (ny arkivnøkkel, nytt journalsystem) eller i arkivorganiseringa skal det settast skarpt skilje i saksarkivet. Framgangsmåten for skarpt skilje er Framgangsmåte:
- Når Dato er sett, skal den arkivdelen få arkivstatus O (overlapping).
- Det skal samtidig opprettast nytt saksarkiv med status A (ikkje arvtakar!)
- Alle dokument skal avskrivast og alle saker avsluttast uavhengig om dei framleis er under handsaming
- Nye saker eller saker som held fram, skal opprettast i nytt arkiv med nye saksmapper
- Det skal lagast kryssreferansar (ephorte: både Lenke og Jevnføring ) mellom gamal og ny saksmappe
- Den gamle arkivdelen skal klargjerast for depotuttrekk
|
Objektarkiv / Spesialarkiv
Objektarkiva skal periodiserast einskildvis etter ei individuell vurdering. Det er viktig å ta omsyn til at sakene i objektarkivet kan vere aktuelle sjølv om dei har vore avslutta i lang tid.
Fysiske objektarkiv skal periodiserast på følgjande møte
- Det aktive arkivet skal speglast i eit bortsetjingsarkiv med tilsvarande objekt
- Avslutta saker eller objekt skal overførast umiddelbart eller årleg
- Når objektarkivet skal avleverast skal bortsetjingsarkivet og det aktive arkivet slåast saman
I journalsystem basert på Koark og Noark 4 eller Noark 5 standard skal ein la journalperioden gå over fleire fysiske arkivperiodar. Følgjande framgangsmåte skal nyttast
- Rutinar for saksavslutning må vere følgde i perioden
- Det skal lagast referanse i journalen for alle saker som er flytta til bortsetjing
Bortsetting
Dei avslutta sakene frå siste arkivperiode skal skiljast ut, pakkast i arkivboksar og overførast til bortsetjingsarkiv i samsvar med instruks for periodedeling.
- Ved overføring til bortsetjingsarkiv skal dei enkelte arkivstykka (esker, pakkar, protokollar, etc.) merkast tydeleg med namnet på den eininga som har skapt arkivet, innhald (til vanleg kode og tekst i arkivnøkkelen) og kva tidsrom arkivmaterialet omfattar.
- Arkivavgrensing (som ikkje er gjennomført tidlegare) og kassasjon skal gjennomførast i samsvar med gjeldande føresegner og retningslinjer.
- Ein bør samstundes skilje saker som seinare skal kasserast frå saker som skal bevarast. Kassable saker bør samlast i eigne boksar og merkast med arkivskapar innhald og kassasjonsår.
- Det skal lagast ei summarisk liste over det materialet som blir kassert, og ei fullstendig arkivliste over det som skal bevarast. Ved bruk av elektronisk journal kan avleveringslista produserast automatisk frå journalsystemet, men nummerering av arkivstykka må påførast særskilt.
