Det er eit overordna krav at dokumentasjon i samband med innkjøp skal gjennomførast i kommunen sitt system for sak/arkiv.

Tekst: Innkjøp - Vare / teneste - årstal

Dette saksnummer skal være identifikasjonsnummeret / referansenummeret på alle dokument i ein eventuell konkurranse.

Tekst: Innkjøpsprotokoll – Vare / teneste – saksmappe nr.
 ( Dette bør være første dokument i mappa. Det skal førast logg for heile prosessen i dette dokumentet).

Tekstalternativ:
 Rammeavtale - Vare / teneste - saksmappenr.
 Kjøpsavtale - Vare / teneste - saksmappenr.

NB! Bruk sak arkiv systemet for dokumentasjon av all korrespondanse, både interne og eksterne samt til evt. møtereferat.
 Det er også viktig at evt. korrespondanse via epost blir registrert i samme system.

Ved innregistrering av dokument er det viktig å tenke over seinare behov for søk etter bestemte dokument. Derfor er uniformering av oppsett svært viktig

Eksempel
 Søk etter sak:
 Innkjøp – Røyrleggjartenester – 2003
 Ved søk på Innkjøp får ein opp alle innkjøpssaker

Eksempel
 Søk etter dokument:
 Innkjøpsprotokoll - Røyrleggjartenester - 2003
 Ved søk på innkjøpsprotokoll får ein opp alle innkjøpsprotokollar!

Rammeavtale – Røyrleggjartenester – 2003
 Ved søk på Rammeavtale får ein opp alle rammeavtalar
 Instruks:

Behov oppstår:
 • Etablere innkjøpsprotokoll i Ephorte
 • Dokumentere finansiering
 • Etablere evt. prosjektnummer i Agresso
 • Utarbeide kravspesifikasjon i samråd med brukarane
 • Velje konkurranseform

Kunngjering:
 • Adresseliste
 • Sekretariat
 • Kommunerevisjonen
 • Norsk lysingsblad/Doffinbasen/ TED-basen (NB! Ved slike utlysingar må ikkje noko annonsering til andre gjerast før annonsa har vore offentleggjort)!
 • Heimesider

Mottak av tilbod:
 • Konvolutt skal vera merka
 • Konvolutt skal ikkje opnast
 • Konvolutt skal merkast med dato og klokkeslett for mottak
 • For seint innkomne tilbod skal returnerast uopna

Opning av tilbod:
 • Opning skjer på fastsett stad til fastsett tid
 • Minst to personar tilstades under opning av tilbod
 • Anbuda skal nummerast og protokollerast
 • Formell kontroll av tilboda

Vurdering:
 • Vurdering av tilboda vert føreteke av innkjøpssjef/innkjøpsforum/brukargruppa
 • Innstilling til innkjøpsforum
 • Melding, intensjon om å inngå avtale (Rimeleg klagefrist til tilbydarane)
 • Avtalelinngåing

Merk: Anbod og innkjøp vert gjennomført med eit skybasert KGV system. Dokument vert overført til sak-arkivsystemet etter gjennomført konkurranse/anbod.

Sjå kommunalt reglement for anskaffingsstrategi reglement og rettleiar: BK_-_Anskaffing-_-strategi-_-reglement-_-rettleiar.docx