Arkivplan for Bømlo kommuneArkivplanen gjev bindande retningsliner for behandling av all informasjon og dokumentasjon i kommunen. Arkivlova med forskrifter ligg til grunn for retningslinene. Arkivplanen skal sikra at Bømlo kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovas § 6: Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Oppdatering av arkivplanenOppdatering av arkivplanen skal skje når:
- ei kommunal eining opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel
- det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
- ei kommunal eining tar i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
- kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta
- det blir oppretta eller lagt ned styre eller utval
- det blir gjort vesentlege endringar i kommunen sitt delegeringsreglement
- kommunale oppgåver blir overførte til verksemder utanfor kommunen
- årleg gjennomgang, kontroll og justering november
Arkivansvarleg avgjer om det er behov for oppdatering av arkivplanen når
- det bli tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
- det bli tatt i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon
Arkivansvarleg skal ha melding om alle endringar med moglege følgjer for arkivet i god tid før dei blir sette i verk, og har rett til å uttala seg om dei følgjene dei kan få for arkivet. Kommunedirektøren har arkivansvaretI Bømlo kommune er det kommunedirektøren som har det overordna arkivansvaret. Føremålsparagrafen i arkivlova seier at føremålet med lova er «å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida». Som kommunedirektør i Bømlo kommune oppmodar eg alle medarbeidarar om å setja seg godt inn i- og følgja retningslinene i kommunen sin arkivplan. Då vert me godt rusta til å nå målsettingane som er sett i arkivlova. Bømlo kommune 2021 Kommunedirektøren |
