Formål

Rutina er laga for å klarleggja delinga av ansvar mellom Arkivleiar og arkivpersonale/systemansvarlig for de ulike fagsystema som er knytt opp mot Visma samhandling arkiv (VSA). Rutina ivaretek også kvalitetssikring for dei elektroniske arkivdelane og det elektroniske arkivmaterialet frå disse einingane.

Omfang

VSA er ein NOARK5-godkjend arkivkjerne, og vart fyrst tatt i bruk 02.06.2014 i Bømlo kommune. Sjå fagsystem i arkivplan for detaljert dokumentasjon på dei ulike områda. Bømlo kommune har eit arkiv på denne kjerna, med sju ulike arkivdeler. Hhv for Visma Familia (Barnevernstjenesten - Bufellesskap for einsleg mindreårige flyktningar tom 31.03.2021.) og Tiltaksteam, Visma Velferd frå 02.06.14 (NAV),Visma Profil  frå 02.06.14 i Bømlo heimeteneste, Tenestekontor og institusjonar innan helse- og omsorg, Visma HsPro Helsetenesta for barn og unge (Helsestasjon) frå 27.02.18 - 28.09.20 . Visma Flyt PPT Person og Sak frå 30.09.2019. Visma Gjeldssak ved NAV frå aug 2021, Visma Flyktning og Visma voksenopplæring hos Bømlo vaksenopplæring tatt i bruk januar 2022. Installasjonen er på sikker sone. Det er i fagsystema sett kriterie for kva som er arkivverdig/bevaringsverdig dokumentasjon, og dette vert overført til arkivkjerna VSA ved bestemte statusar som ferdig og ekspedert. Produksjonsformat og arkivuverdig dokumentasjon vert verande att i fagsystema. Bevaringsverdig dokumentasjon frå fagsystema skal overførast til elektronisk arkivdepot hos IKA Hordaland.

Ansvar

Arkivleiar er ansvarlig for å kontrollera at arkivkjerna på sikker sone er aktiv, og at sjølve dokumentutvekslinga mellom fagsystema og arkivkjerna verkar slik den skal. Arkivpersonale ved dei ulike tenestene har ansvar for å fylgja opp dokumentproduksjonen og at dokument vert ferdigstillt, ekspedert og saker svart på og avslutta. Arkivleiar rapporterer avvik til systemansvarleg. Systemansvarleg er ansvarleg for dialog med intern IT eller leverandør dersom fagsystemet ikkje leverer dokument til arkivkjerna som normalt. Systemansvarleg har saman med lokal ikt og arkivleiar ansvar for å periodisera systema i VSA og å deponera uttrekk til arkivdepot. Det same gjeld uttrekk og deponering av avslutta fagsystem. Periodisering og bortsetting av avsluttede saker i fagsystemene er planlagt hvert 4 år.

Datafangst og kvalitetssikring:

o Inngående post: Arkivpersonale ved einingane skannar ved hjelp av PixEdit, og er ansvarlig for kvalitetssikring av denne.

o Utgående post/notater: Dokumenta/registreringane må ha status Ferdig eller Ekspedert før dei vert overført/arkivert i Visma arkivkjerne.

Kontroll:

I VSA vert kun ekspederte og ferdigstillte dokument overført frå fagsystema. Kontroll av dokumentproduksjonen i fagsystema vert utført av arkivpersonell ved einingane. Dette gjeld at dokument vert ferdigstilt/sendt at restansar vert avskrivne og saker avslutta i fagsystema. Arkivleiar kontrollerer fleire gonger kvar veke at dokument frå fagsystema vert arkivlagd i arkivkjernen, dvs at servicen kjører normalt. Systemansvarlige i fagsystemene er også lagt inn med rolle ”arkivpersonell”, som kun har lesetilgang mot egen arkivdel. Sjå og rutiner for den enkelte eininga.

 Arkiverte dokumenter

o Syner oversikt over ferdige/ekspederte dokument frå fagsystema

Ikke-arkiverte dokumenter

o Dokument under arbeid kan ikkje sjekkast i arkivkjernen, dette er det arkivpersonale/systemansvarleg ved eininga som eig fagprogrammet som kontrollerer.

o Det kan vera at det for ulike fagsystem kan vera skilnad på mengda av dokument som er under produksjon, då utgreiing før vedtak kan ha ulik saksbehandlings tid ved dei ulike einingane.  

Kjende feil:

Unormal mengd av ikkje-arkiverte dokument

o Arkivpersonale ved eininga sjekkar mot saksbehandlarar at dei gjer ferdig dokument under produksjon/ekspederer disse. Dersom dette er grunnen vil tallet veksa. 

Servicen kjører ikkje

o Dersom arkivleiar eller arkivpersonale finn at dagleg overføring til arkivkjernen vantar,  kontakt IKT avdelinga og systemansvarleg evt må dei kontakta levrandør for teknisk bistand.

Oppgraderingar

Ved oppgradering av fagsystemet og/eller VSA skal ein kontakta arkivleiar/arkivpersonale/systemansvrleg for å føreta ein ekstra sjekk.

Brukardokumentasjon VSA, er utarbeida av leverandør og er tilgjengeleg ved søk i kvalitetsstyringssystemet Compilo.