Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Registreringsreglar med K-Koder frå 2021

Er under arbeid

Registreringsreglar er eit verkty for einsarta registrering og god arkivdanning. Frå 01.01.2021 vart arkivnøkkel for arkivet endra frå NKS til K-Kodar. K-Kodar er fyrste ordningsverdi (klassering) i saksarkivet.

Klasseindeling i K-Koder:

 Fellesklasser (eigenforvaltning/planutvikling)

    & tilleggskodar

 

0

Organisasjon og administrasjon

1

Plan og budsjett

2

Rekneskap og finansforvaltning

4

Personalpolitikk, -forvaltning

5

Løn, godtgjersle, trygd og pensjon

6

Eigedoms- og materiellforvaltning  

 Fagklasser (fagsaker / innbyggjartenester)

Opplæring, ungdom, idrett, kultur

A

Opplæring (dei einskilde områda)

B

Opplærings- og elevforhold (alle skolar og område)

C

Kultur og fritid

D

Kulturbygg og -anlegg

Sosial, helse, miljø

F

Sosial- og omsorgstenester

G

Helsetenester

H

Institusjonar og institusjonsliknande buformer

J

Miljøretta helsevern og hygiene

K

Natur- og miljøforvaltning

Kommunal-tekniske oppgåver og samferdsel

L

Arealdisponering, utbygging, bustad

M

Vatn, avløp, renovasjon, brann- og feieteneste

N

Samferdsel og kommunikasjon

P

Hamner og farvatn

Q

Samferdselsanlegg og terminaler

Energi, næring og andre samfunns-oppgåver

S

S - Energiforsyning og produksjon

T

Energifordeling og drift

U

Næringsliv og produksjon

V

Landbruk

X

Spesielle samfunnsoppgåver

Arkivdel

Dokumentasjon har ulik funksjon, innhald og ordningsmåte. Der det er nyttig, deler me dokumentasjonen inn i eigne - arkivdelar. Kvar arkivdel er definert med ordningsprinsipp, status og startdato mm.

Saksarkiva (arkivdel SAK) er ordna etter K-kodar, medan byggesaksarkivet (arkivdel GBNR) er ordna etter gbnr. Av omsyn til personvern er personregistre egne arkivdelar (døme: BARN, ELEV,  PERS,)

 

                           

Arkivdel

Betegnelse

Klass 1

Klass 2

     

Status

 

Startdato

Avslutningsdato

BARN

Barnehage

f.nr

B40

     

A

 

20.12.2020

     

ELEV

Elevarkiv

f.nr

B42

     

A

 

20.12.2020

     

ES

 

Elevarkiv Slutta

f.nr

B42

     

A

 

28.12.2020

     

FOT

 

Feiing og tilsyn

gbnr

M71

     

A

 

20.12.2020

     

GBNR

Gårds- og bruksnummer

gbnr

L

     

A

 

20.12.2020

     

KLIENT

Klientarkiv

f.nr

F01el.H01

     

A

 

20.12.2020

     

PERS

Personalarkiv

f.nr

420

     

A

 

20.12.2020

     

PERSS

Personalarkiv Slutta

f.nr

420

     

A

 

28.12.2020

     

PLAN

Plansak

planid

L10-L19

     

A

 

20.12.2020

     

SAK

 

Generelt saksarkiv

0-X99

       

A

 

20.12.2020

     

VIG

 

Kommunal vigsle

X00

       

A

 

20.12.2020

     

Ordningsverdi

K-kodar («kommunale kodar»  er emnebasert og delt i fellesklassar og fagklassar

  • Fellesklassar – nummerisk inndeling (0-9); gjeld eigenforvaltning (administrative funksjonar)
  • Fagklassar – alfabetisk inndeling (A-Z); gjeld «samfunnsoppgåvene»/ tenestene

 

I kvar klasse er det i hovudgrupper og kvar hovudgruppe har grupper (0-9)

Alle nivå har emne kalla Felles og Anna.

Felles -0 vert nytta for generelle saker - eller når saka omfattar fleire hovudgrupper 

 Anna-9 berre nyttast om me i samråd finn at saksområdet ikkje har dekkande kode (grunnlag for framlegg til revisjon!)

 

Ved registrering nyttar me klasse:

  • Fellesklassar (talkode)  ð  3 siffer
  • Fagklassar (bokstavkode + talkode) ð 3 teikn, ein bokstav og 2 siffer

 

I tillegg til felles- og fagkodane har arkivnøkkelen «hjelpekodar» som kan vera aktuelle  innafor ulike emne – avtalar, klagar, høyringar osv. . Detter er ikkje emnekodar – men kodar som kjem i tillegg til emnekodar.
Tilleggskodar kan aldri vera primærkode – men vera i tillegg til felles- og/eller fagkodane

Laster...