Fellessekretariatet har ansvar for å:
- motta, åpna, sortera, stempla, journalføra og skanna all inngåande post også elektronisk motteke i kommunen sitt sentrale e-post mottak eller i elektroniske importsentralar
- offentlegvurdere inngåande post i samband med føring og arkivlegging
- oppretta nye arkivsaker i samband med journalføring
- kvalitetsikra at sakshandsamar si registrering i samband med oppretting av ny sak eller journal
- kontrollere eller føre på rett klassering etter arkivnøkkel og endre status på sak frå "reservert" til "under behandling"
- kontrollera saker som sakshandsamar har merka som ferdig og endre saksstatus til avslutta.
- journalføra eigen produserte dokument
- frankera utgåande post
- kontrollere elektronisk sendt post - sending med feil - korrigere/rette saman med eller på vegne av sakshandsamar
Arkivtenesta i ytre einingar har ansvar for å:
- motta, åpna, sortera, stempla, journalføra og skanna all inngåande post også motteke i eininga sitt e-postmottak.
- offentleg vurdere inngåande post i samband med føring og arkivlegging
- oppretta nye arkivsaker i samband med journalføring
- journalføra eigenproduserte dokument
- frankera utgåande post som krev sending i papirformat
- kontrollere eininga sin daglege postjournal
- punkta ovanfor gjeld tilsvarande for dokument og journal tilhøyrande særskilde fagprogram eininga nyttar - t.d. ulike klientarkiv
Sakshandsamer har ansvar for å:
- levera personleg adressert post, til fellessekretariatet, eller verksemda sin merkantil/arkivfunksjon, for journalføring
- føra saksrelevant e-post sakshandsamar mottek over til rett sak ved å nytta outlookfunksjonen "drag and drop"
- ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystem/fagsystem
- kontrollera at rett offentlegheitsvurdering er gjort
- sikra at all dokumentproduksjon vert registrert i sak- arkiv systemet ePhorte/Elements eller i rett fagsystem
- avskriva inngåande og interne dokument som er handsama
- ekspedera elektronisk all post som er mogeleg med løysinga SvarUt
- leggja utgående brev i konvolutt og levera til fellessekretariat for frankering dersom dokument eller vedlegg krev sending i papirformat.
- kontrollere at elektronisk sending er vellukka
- Endre status for arkivsaker etter kvart som dei er ferdighandsama til status F.
Leiar har ansvar for å:
- kontrollera at sak er tildelt rett sakshandsamar
- kontrollera offentlegheitsvurdering
- sjå til at restanselister vert følgde opp
- bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivareteke
