Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Oppgåvefordeling mellom arkiv, sakshandsamar og leiar

Fellessekretariatet har ansvar for å:

  • motta, åpna, sortera, stempla, journalføra og skanna all inngåande post også elektronisk motteke i kommunen sitt sentrale e-post mottak eller i elektroniske importsentralar
  • oppretta nye arkivsaker i samband med journalføring
  • kvalitetsikra at sakshandsamar si registrering i samband med oppretting av ny sak eller journal
  • kontrollere eller føre på rett klassering etter arkivnøkkel og endre status på sak frå "reservert" til "under behandling"
  • kontrollera saker som sakshandsamar har merka som ferdig og endre saksstatus til avslutta.
  • journalføra eigen produserte dokument
  • frankera utgåande post
  • kontrollere elektronisk sendt post - sending med feil - korrigere/rette saman med eller på vegne av sakshandsamar

 Arkivtenesta i ytre einingar har ansvar for å:

  • motta, åpna, sortera, stempla, journalføra og skanna all inngåande post også motteke i eininga sitt e-postmottak.
  • oppretta nye arkivsaker i samband med journalføring
  • journalføra eigenproduserte dokument
  • frankera utgåande post som krev sending i papirformat
  • kontrollere eininga sin daglege postjournal 
  • punkta ovanfor gjeld tilsvarande for dokument og journal tilhøyrande særskilde fagprogram eininga nyttar - t.d. ulike klientarkiv

Sakshandsamer har ansvar for å:

  • levera personleg adressert post, til fellessekretariatet, eller verksemda sin merkantil/arkivfunksjon, for journalføring
  • føra saksrelevant e-post sakshandsamar mottek over til rett sak ved å nytta outlookfunksjonen "drag and drop"
  • ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystem/fagsystem
  • kontrollera at rett offentlegheitsvurdering er gjort
  • sikra at all dokumentproduksjon vert registrert i sak- arkiv systemet ePhorte/Elements eller i rett fagsystem
  • avskriva inngåande og interne dokument som er handsama
  • ekspedera elektronisk all post som er mogeleg med løysinga SvarUt
  • leggja utgående brev i konvolutt og levera til fellessekretariat for frankering dersom dokument eller vedlegg krev sending i papirformat.
  • kontrollere at elektronisk sending er vellukka
  • Endre status for arkivsaker etter kvart som dei er ferdighandsama til status F.

Leiar har ansvar for å:

  • kontrollera at sak er tildelt rett sakshandsamar
  • kontrollera offentlegheitsvurdering
  • sjå til at restanselister vert følgde opp
  • bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivareteke
Laster...