Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering

Overordna arkivansvar

 "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid" jmf. § 6 i arkivlova.

Administrasjonssjefen, kommunedirektøren, har i følgje kommunelova og arkivlova ansvaret for kommunen sine arkiv og for at organiseringa og oppfølginga av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg saksbehandling. Innhaldet i administrasjonen sitt arkivansvar er elles fastsett i forskrift om offentlege arkiv.

Link til arkivlova: https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1992-12-04-126?q=arkivlova

Link til arkivforskrifta: https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2017-12-15-2105?q=arkivforskriften

Kommunedirektøren har delegert det operative leiaransvaret for arkivtenesta i kommunen til arkivleiar.

Arkivleiar har fullmakt til å føra tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er fagleg overordna arkivpersonalet i ytre einingar.

Arkivleiar er tilsett ved Fellessekretariatet og rapporterer til sekretariatsleiar.

Leiarar for administrative einingar i kommunen, som fungerer som eigne arkivskaparar, er delegert ansvaret for arkivarbeidet i sine einingar. Dette ansvaret kan delegerast vidare til eigne arkivansvarlege.

Ansvaret for arkivforvaltninga er lagt til arkivtenesta. Arkivtenesta skal arbeida etter denne målsetjinga:

Alle saksdokument skal registrerast i Bømlo kommune sitt elektroniske sak-/arkivsystem, eller i aktuelt fagsystem.

Arkivet skal vera ein oppdatert og tilgjengeleg informasjonsbase for kommunal saksbehandling og offentleg innsyn.

Arkivet skal på ein trygg måte ta vare på rettsleg og historisk dokumentasjon for ettertida.

ORGANISERING AV ARKIVTENESTA

Arkivskaparar i Bømlo kommune

Arkivtenesta i Bømlo kommune er organisert som eit sentralarkiv med oppgåve å dokumentera politisk- og administrativ sakshandsaming i kommunen. Arkivtenesta er ein del av Fellessekretariatet leia av sekretariatsleiar/formannskapssekretær. Sentralarkivet fungerer som ein arkivskapar med ein felles postjournal og eit felles saksarkiv for heile kommunen. Saksarkivet har sidan 01.01.2005 vore fullelektronisk og arkivet er lagra på eigen server for perioden 2004 til og med 2020. Skarpt periodeskilje var sett 31.12.2020 og ny arkivkjerne er oppretta på ny lokal server.

Avdelingar som har spesialarkiv som krev særleg sikring mot innsyn, skal fungera som eigne arkivskaparar for desse. Elektroniske sak- arkivsystem knytt til spesialarkiv som krev særskild sikring skal ha tilgang gjennom sikker sone. Post og doument som skal førast i særskilde sak- journal og arkivsystem som  Fullelektronisk HSPRO nytta av helsestasjon for barn og unge, Visma Flyt PPT nytta av barne- og familietenesta, Visma Velferd nytta av NAV kommunal og Visma Profil nytta av Tenestekontoret, omsorgsinstitusjonane og Fysio- ergoterapitenesta, vert ført av einingane. Visma Flyt PPT, Visma Profil og Visma Velferd er fullelektroniske system og har lagring i Visma arkivkjerne server plassert i sikker sone.

Personregisterbaserte arkivdeler - personmapper i papirformat som elevmapper og klientmapper skapt ute i einingane skal listeførast og leverast til bortsetjingsarkiv ved fellessekretariatet i påvente av deponering ved IKA Hordaland.

Om ikkje anna er vedteke, skal alle kommunale arkivskaparar føra postjournal, byggja opp- og halda ved like eigne arkiv i samsvar med dei reglane som går fram av denne arkivplanen.

SAKSARKIV:

Arkivskaparar som nyttar ePhorte/elements

Bømlo kommune sentraladministrasjonen, herunder teknisk avdeling og økonomiavdeling

Ytre einingar:

  • Bremnes ungdomsskule
  • Våge skule
  • Meling skule
  • Moster skule
  • Rubbestadneset skule
  • Svortland skule
  • Foldrøy skule
  • Hillestveit skule
  • Espevær skule (lagt ned fom 01.08.2020)
  • Gilje skule
  • Bømlo kulturskule
  • Bømlo vaksenopplæring
  • Sosiale tenester - NAV kommunal
  • Flyktningetenesta - NAV kommunal
  • Tenestekontoret
  • Bømlo heimeteneste
  • Søre Bømlo omsorgsområde
  • Habiliteringstenesta
  • Bømlo bu- og helsesenter (Bømlo sjukeheim og Bømlo bu- og rehabiliteringssenter endra namn fom. 010515)
  • Teiglandshagen (Inngår som avdeling i Bømlo Bu- og helsesenter form 01.05.2015)
  • Kommunehelsetenesta
  • Barne- og familietenesta
  • Biblioteket

SPESIALARKIV

Teknisk avdeling - gards- og bruksnummer arkiv også i papirform for bygg- og delingssaker til og med 2020 - lagrer i sak akrivsystemet ePhorte/Elements arkivkjerne

Økonomiseksjonen - løn/økonomisystem - Agresso - Unit 4

Fellessekretariatet - personalarkiv - papirarkiv/elektronisk til og med 2020. Frå 010121 kun elektronisk lagring i sak- arkivsystemet ePhorte/Elements

Grunnskular - elevarkiv både i papir og elektronisk til og med 2020. Frå 010121 kun elektronisk lagring i sak- arkivsystemet ePhorte/Elements

Kommunehelsetenesta - Legesenter - klientarkiv - legejournal i systemet Plenario fullelektronisk frå 2000 lokalt lagra - skyteneste frå 07. mai 2021. 

Kommunehelsetenesta - Ergo- og Fysioterapi - klientarkiv - Visma profil fullelektronisk system lagrer i Visma arkivkjerne

Barne- og familietenesta - klientarkiv - (tidl HK-data) Visma flyt PPT fullelektronisk system lagrer i Visma arkivkjerne

Barne- og familietenesta - klientarkiv brukt av Helsesjukepleiarar HSPRO - fullelektronisk, barn født før 2019 har mapper i papir.

Sosiale tenester og flyktningetenesta - NAV kommunal - klientarkiv - Visma Velferd fullelektronisk system lagrer i Visma arkivkjerne

Bømlo heimetenester - klientarkiv - Visma Profil fullelektronisk system lagrer i Visma arkivkjerne

Habiliteringstenesta - klientarkiv - Visma Profil fullelektronisk system lagrer i Visma arkivkjerne

Søre Bømlo omsorgsområde - klientarkiv - Visma Profil fullelektronisk system lagrer i Visma arkivkjerne

Bømlo bu- og helsesenter - klientarkiv - Visma Profil fullelektronisk system lagrer i Visma arkivkjerne

Teiglandshagen - klientarkiv - Visma Profil fullelektronisk system lagrer i Visma arkivkjerne

Tenestekontoret - klientarkiv - Visma Profil fullelektronisk system lagrer i Visma arkivkjerne

Laster...