Overordna arkivansvar
"Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid" jmf. § 6 i arkivlova.
Administrasjonssjefen, kommunedirektøren, har i følgje kommunelova og arkivlova ansvaret for kommunen sine arkiv og for at organiseringa og oppfølginga av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg saksbehandling. Innhaldet i administrasjonen sitt arkivansvar er elles fastsett i forskrift om offentlege arkiv.
Link til arkivlova: https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1992-12-04-126?q=arkivlova
Link til arkivforskrifta: https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2017-12-15-2105?q=arkivforskriften
Kommunedirektøren har delegert det operative leiaransvaret for arkivtenesta i kommunen til arkivleiar.
Arkivleiar har fullmakt til å føra tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er fagleg overordna arkivpersonalet i ytre einingar.
Arkivleiar er tilsett ved Fellessekretariatet og rapporterer til sekretariatsleiar.
Leiarar for administrative einingar i kommunen, som fungerer som eigne arkivskaparar, er delegert ansvaret for arkivarbeidet i sine einingar. Dette ansvaret kan delegerast vidare til eigne arkivansvarlege.
Ansvaret for arkivforvaltninga er lagt til arkivtenesta. Arkivtenesta skal arbeida etter denne målsetjinga:
Alle saksdokument skal registrerast i Bømlo kommune sitt elektroniske sak-/arkivsystem, eller i aktuelt fagsystem.
Arkivet skal vera ein oppdatert og tilgjengeleg informasjonsbase for kommunal saksbehandling og offentleg innsyn.
Arkivet skal på ein trygg måte ta vare på rettsleg og historisk dokumentasjon for ettertida.
ORGANISERING AV ARKIVTENESTA
Arkivskaparar i Bømlo kommune
Arkivtenesta i Bømlo kommune er organisert som eit sentralarkiv med oppgåve å dokumentera politisk- og administrativ sakshandsaming i kommunen. Arkivtenesta er ein del av Fellessekretariatet leia av sekretariatsleiar/formannskapssekretær. Sentralarkivet fungerer som ein arkivskapar med ein felles postjournal og eit felles saksarkiv for heile kommunen. Saksarkivet har sidan 01.01.2005 vore fullelektronisk og arkivet er lagra på eigen server for perioden 2004 til og med 2020. Skarpt periodeskilje var sett 31.12.2020 og ny arkivkjerne er oppretta på ny lokal server.
Frå 17. januar 2021 vart elektronisk arkivkjerne for Elements flytta til leigd lagringsplass hjå systemleverandør SIKRI og system som arkiverer i Elements arkivkjerne flytta arkiva dit. SIKRI garanterer at arkivkjerna er plassert innan Norges grenser.
Avdelingar som har spesialarkiv som krev særleg sikring mot innsyn, skal fungera som eigne arkivskaparar for desse. Elektroniske sak- arkivsystem knytt til spesialarkiv som krev særskild sikring skal ha tilgang gjennom sikker sone. Post og doument som skal førast i særskilde sak- journal og arkivsystem. Dette er HSPRO nytta av helsestasjon for barn og unge, Visma Flyt PPT nytta av barne- og familietenesta, Visma Velferd nytta av NAV kommunal og Visma Profil nytta av Tenestekontoret, omsorgsinstitusjonane og Fysio- ergoterapitenesta, vert ført av einingane. Visma Flyt PPT, Visma Profil, Visma Velferd, Visma gjeldssak, Visma flyktning og Visma vaksenopplæring er fullelektroniske system og har lagring i Visma arkivkjerne på server plassert i sikker sone.
Personregisterbaserte arkivdeler - personmapper i papirformat som elevmapper og klientmapper skapt ute i einingane skal listeførast og leverast til bortsetjingsarkiv ved fellessekretariatet i påvente av deponering ved IKA Hordaland.
Om ikkje anna er vedteke, skal alle kommunale arkivskaparar føra postjournal, byggja opp- og halda ved like eigne arkiv i samsvar med dei reglane som går fram av denne arkivplanen.
SAKSARKIV:
Arkivskaparar som nyttar ePhorte/elements
Bømlo kommune sentraladministrasjonen, herunder teknisk avdeling og økonomiavdeling
Ytre einingar:
- Bremnes ungdomsskule
- Våge skule
- Meling skule
- Moster skule
- Rubbestadneset skule
- Svortland skule
- Foldrøy skule
- Hillestveit skule
- Espevær skule (lagt ned fom 01.08.2020)
- Gilje skule
- Bømlo kulturskule
- Bømlo vaksenopplæring
- Sosiale tenester - NAV kommunal
- Flyktningetenesta - NAV kommunal
- Tenestekontoret
- Bømlo heimeteneste
- Søre Bømlo omsorgsområde
- Habiliteringstenesta
- Bømlo bu- og helsesenter (Bømlo sjukeheim og Bømlo bu- og rehabiliteringssenter endra namn fom. 010515)
- Teiglandshagen (Inngår som avdeling i Bømlo Bu- og helsesenter form 01.05.2015)
- Kommunehelsetenesta
- Rus- og psykisk helseteneste
- Barne- og familietenesta
- Biblioteket
- Bømlo kulturhus KF, oppretta med eiga journaleining og arkivdeler frå februar 2022.
SPESIALARKIV
Teknisk avdeling - gards- og bruksnummer arkiv også i papirform for bygg- og delingssaker til og med 2020 - lagrer i sak akrivsystemet ePhorte/Elements arkivkjerne
Økonomiseksjonen - løn/økonomisystem - Agresso - Unit 4
Fellessekretariatet - personalarkiv - papirarkiv/elektronisk til og med 2020. Frå 010121 kun elektronisk lagring i sak- arkivsystemet ePhorte/Elements
Grunnskular - elevarkiv både i papir og elektronisk til og med 2020.
Frå 010121 kun elektronisk lagring i sak- arkivsystemet ePhorte/Elements.
Grunnskulane tok i august 2021 i bruk skuleadministrativt system VIGILO, noko dokumentasjon vedrørnade elevar vert produsert her, men arkivert i Elevmapper i saksakrivet Elements.
Bømlo vaksenopplæring - og introduksjonsprogrammet for flyktningar - brukarmapper arkivert i elements. Frå 26. mai 2021 nyttar dei Visma FLYVO, for brukarmapper- fullelektronisk lagring i Visma arkivkjerne.
Kommunehelsetenesta - Legesenter - klientarkiv - legejournal i systemet Plenario fullelektronisk frå 2000 lokalt lagra - skyteneste frå 07. mai 2021.
Kommunehelsetenesta - Ergo- og Fysioterapi - klientarkiv - Visma profil fullelektronisk system lagrer i Visma arkivkjerne
Barne- og familietenesta - PPT - klientarkiv - (tidl HK-data) Visma flyt PPT fullelektronisk frå 15.08.2019, system lagrer i Visma arkivkjerne
Barne- og familietenesta - Helsestasjon - klientarkiv brukt av Helsesjukepleiarar HSPRO - fullelektronisk frå 23.02.2018, barn født før 2019 har mapper i papir.
Sosiale tenester og flyktningetenesta - NAV kommunal - klientarkiv - Visma Velferd og Visma gjeldssak er fullelektronisk system lagrer i Visma arkivkjerne
Bømlo heimetenester - klientarkiv - Visma Profil fullelektronisk system frå 29.04.2014 lagrer i Visma arkivkjerne
Habiliteringstenesta - klientarkiv - Visma Profil fullelektronisk system lagrer i Visma arkivkjerne
Rus- og psykisk helseteneste - klientarkiv - Visma Profil fullelektronisk system lagrer i Visma arkivkjerne
Søre Bømlo omsorgsområde - klientarkiv - Visma Profil fullelektronisk system lagrer i Visma arkivkjerne
Bømlo bu- og helsesenter - klientarkiv - Visma Profil fullelektronisk system lagrer i Visma arkivkjerne
Teiglandshagen - klientarkiv - Visma Profil fullelektronisk system lagrer i Visma arkivkjerne
Tenestekontoret - klientarkiv - Visma Profil fullelektronisk system lagrer i Visma arkivkjerne
For elev og brukermapper der ein tidlegare har nytta arkivering både i papirformat og elektronisk gjeld det at arkivering av papirformat opphøyrer ved overgang til fullelektronisk arkiv.
