Definisjonar

· ALFABETISK ORDNING: Inndeling av arkivdokument etter namn eller emne og rekkjeordning av desse etter alfabetiseringsreglar.

· ARKIV:

1. Sjå Enkeltarkiv

2. Rom eller bygning der dokument vert oppbevart

3. Institusjon eller del av ein institusjon som har som ei av sine hovudoppgåver å oppbevare arkivdokument.

4. Fysisk lagring av elektronisk skapt dokument 

· ARKIVALIE: Sjå Arkivdokument

· ARKIVBEGRENSNING: Tiltak som skal hindre at materiale utan verde som grunnlag for seinare sakshandsaming eller dokumentasjon, vert registrert eller arkivlagt.

· ARKIVBESTAND: Den samla mengda av arkivdokument i eit arkiv.

· ARKIVDANNING: Framvekst av enkeltarkiv gjennom verksemda til arkivskapar.

· ARKIVDEPOT: Lager for permanent lagring/oppbevaring av arkivsaker.

· ARKIVDOKUMENT: Dokument som tilhøyrer eit arkiv i papirformat eller elektronisk.

· ARKIVERING: Arkivskapar si handsaming av arkivsaker.

· ARKIVFORTEGNELSE: Liste over innhaldet i eit arkiv.

· ARKIVHENVISNING: Sjå Arkivnummer

· ARKIVKODE: Sjå Arkivnummer

· ARKIVLEGGING: Plassering av dokumenta i ei sak i arkivet etter avslutta registrering og/eller sakshandsaming.

· ARKIVLISTE: Oversikt over innhaldet i eit arkiv.

· ARKIVMATERIALE: Sjå Arkivdokument

· ARKIVMYNDIGHEIT: Offentleg institusjon med plikt til å ta i mot enkeltarkiv og samlingar til permanent lagring, og/eller med fullmakt til å inspisere arkiv, og/eller gi pålegg om bevaring og/eller ordning av arkivsaker hos arkivskapar.

· ARKIVNUMMER: Tal, teikn og bokstavar som viser til klasse, hovudgruppe, gruppe, undergruppe eller anna inndelingseining i arkivnøkkel.

· ARKIVNØKKEL: Oversikt over inndeling og rekkefølgje av arkivsaker som kan tenkjast å bli lagt til eit enkeltarkiv.

· ARKIVPLAN: Oversikt over produksjon og lagring av arkivmateriale frå ein arkivskapar og bestemmelse om kvar og korleis dette skal gjerast (prosedyrebeskrivelse).

· ARKIVSERIE: Del av enkeltarkiv, inndelt og ordna etter innbyrdes felles prinsipp.

· ARKIVSKAPAR: Institusjon, organisasjon, myndigheit eller annan administrativ eining, driftseining, person eller fellesskap av fleire personar som skaper eller har skapt eit enkelt-arkiv.

· ARKIVSTYKKE: Fysisk eining i eit enkeltarkiv, t.d. protokoll, pakke, øskje, kassett, rull, magnetband o.a..

· ARKIVSYSTEM:

1. Framgangsmåte ved inndeling og rekkjeordning av arkivsaker.

2. Metode for fysisk lagring av arkivsaker.

· ARKIVVERDIGHEIT: Det at enkeltdokument har verdi som grunnlag for oppbevaring for sakshandsaming og dokumentasjon.

· ARKIVUVERDIGHEIT: Rundskriv, innbydingar m m som ikkje har verde som dokumentasjon i sakshandsaminga, som ein får til orientering.

· AVLASTNINGSARKIV: Sjå Bortsetjingsarkiv

· AVLEVERING: Flytting av arkivsaker og overføring av ansvaret for desse frå arkiv-skapande institusjon til arkivdepotinstitusjon (Jf Overføring).

· AVLEVERINGSLISTE: Oversikt over arkivsaker som vert overført frå ein arkiv-skapande institusjon til depotinstitusjon.

· AVSKRIVNING: Notering i journal kven ei journalførd sak er ekspedert til, om den er arkivert og når dette skjedde.

· BESKYTTELSESGRAD: Stikkord som vert påførd eit dokument for å sikre handsaming etter særskilde fastsette reglar, gitt i Sikkerhetsinstruksen som tar føre seg sikkerheita for Norge og dei allierte, forholdet til framande makter ellers; og Beskyttelsesinstruksen som tar føre seg offentlege interesser, verksemder, institusjonar og einskildpersonar.

· BESKYTTELSESGRADERING: Gradering etter Beskyttelsesinstruksen.

· BORTSETJINGSARKIV:

1. Arkivdokument som ikkje lenger er i aktiv/stadig bruk.
2. Lokale til lagring/ oppbevaring av dokument under 1. (jf Fjernarkiv).

· DAGLEGARKIV: Sjå Arkiv

· DELARKIV: Enkeltarkiv frå ei administrativ eining, t.d. kontor eller avdeling, som er ein del av ei anna administrativ eining, t.d. ein institusjon eller ein organisasjon.

· DOKUMENT: Skriv som er tilførd informasjon eller ligg som opplysnings- eller bevis-verdi (jf Arkivdokument).

· DOKUMENTASJON: Funksjon som omfattar lagrings-, gjenfinnings- og distribusjons-metodar for informasjon frå dokument.

· ENKELTARKIV/EINSKILDARKIV: Dokument laga av, eller kome inn til ein einskild arkivskapar og samla som eit resultat av denne verksemda.

· FJERNARKIV:

1. Eldre eller mest uaktuell del av bortsetjingsakiv (1) som vert lagra på ein annan stad enn dagleg/ aktuelt arkiv og resten av bortsetjingsarkivet.
2. Lokale til lagring av dokument under 1 (jf Bortsetjingsarkiv).

· FORFALLSREGISTER: Oppteikning over alle saker som skal svarast på eller hand-samast innan fastsette fristar. Oppteikninga skal vere kronologisk ordna, dvs dag-månad-år, kan ha form av ei bok, eit kartotek eller vere lagra på eit elektronisk medium.

· GRADERING: Skjerming av opplysningar mot innsyn etter Sikkerhetsinstruksen og Beskyttelsesinstruksen. Påføring av beskyttelsesgrad på eit dokument etter ei vurdering av behovet.

· GRUPPE: Inndelingseining i ein arkivnøkkel. Omgrepet gruppe vert brukt som felles-nemning for klasse, hovudgruppe, gruppe og undergruppe. Hovudinndelingseining i ei hovudgruppe i ein arkivnøkkel byggjer på Arkivnøkkel for administrative fellessaker i statsforvaltninga.

· JOURNAL: Kronologisk eller systematisk register med nummerering over innkomne og utgåande ekspedisjonar.

· KASSASJON: Fastsette kva arkivmateriale som skal fjernast frå arkivet, og makulere dette. Fastsetjing av kva for arkivdokument som skal takast vekk og bortrydding, eventuelt makulering av desse.

· KASSASJONSFRIST: Sjå Oppbevaringstid.

· KASSASJONSPLAN: Oppteikning over avgjerder som er tatt om kva for arkivdokument som kan kasserast og tid for kassasjon.

· KLASSE: Hovudinndelingseining i ein arkivnøkkel.

· KLASSIFISERING: Inndeling av emner og namn i grupper og fastsetjing av rekkjefølgje av gruppene som grunnlag for den systematiske delen av ein arkivnøkkel.

· KOBLING: Samanknyting av enkeltsaker ved notering på dokumenta og i ein journal.

· KOPIBOK: Samling av kopiar av utgåande korrespondanse.

· KRONOLOGISK ORDNING: Inndeling og rekkjeordning av arkivdokument etter dato.

· KRYSSREFERANSE: Tovegs samband mellom saker i forskjellige arkivperioder som delvis kan dekke same emne og kryssreferanse mellom saker som kan sjåast i samanheng.

· MAKULERING: Destruksjon av arkivdokument.

· MANUELL JOURNAL: Journal førd for hand eller med skrivemaskin utan elektronisk lagring av data.

· MIKROFORM: Dokument i film som er forminska i ein slik grad at det ikkje kan lesast utan tekniske hjelpemiddel.

· NEDGRADERING: Omgjering til lavare beskyttelsesgrad.

· NUMMERERINGSSYSTEM: Metode til ordning av rekkefølgje på einingar.

· OMGRADERING: Endring av beskyttelsesgrad.

· OPPBEVARINGSTID: Tid frå eit dokument blir laga eller arkivlagt og til det etter reglar skal kunne takast ut av arkivet.

· OVERFØRING: Flytting av arkivsaker og overdraging av ansvaret for desse frå ein arkivskapande institusjon til ein annan, eller fra ein arkivdepotinstitusjon til ein annan

(jf Avlevering).

· PRESEDENSSAK: Sak som er mønstersak for seinare handsaming av liknande saker.

· PRIVATARKIV: Enkeltarkiv frå ikkje offentleg arkivskapar.

· PROVENIENSPRINSIPPET: Grunnregel som seier oppbevaring av arkiv i den ordning det vart arkivet etter (opphavleg orden).

· REGISTER: Oppteikning over einingar som t.d. emne og namn, førd etter eit prinsipp, og i regelen rekkjeordna systematisk.

· REGISTRERING: Innføring av saker, emne og namn i register, t.d. journal eller i andre oppteikningar over einingar.

· RENSING: Utsortering og fjerning av arkivuverdig materiale frå dokumenta i ei sak ved journalføring, sakshandsaming og seinast før arkivlegging.

· RESTANSELISTE: Oversikt over saker som ikkje er ferdighandsama innan ein fastsett frist.

· RESTANSEKONTROLL: Oppsikt med eller sjekk av oversikt over saker som ikkje er ferdighandsama.

· SAK: Samling av enkeltdokument om same emne/ tema og som er/ har vore til handsaming som informasjon for eit organ, innkome eller starta/ initiert av organet.

· SAKARKIV: Arkivdel der sakene/ dokumenta er ordna etter emne.

· SENTRALISERT ARKIV: Enkeltarkiv samla under ein sentral og fagleg leiing.

· SIKKERHETSGRADERING: Gradering etter Sikkerhetsinstruksen.

· SIKKERHETSKLARERING: Avgjerd om ein person etter undersøking er skikka til å bli gitt tilgang til opplysningar gradert etter Sikkerhetsinstruksen og Beskyttelsesinstruksen.

· SPESIALARKIV: Saksdokument som er ordna etter eit anna prinsipp enn arkivnøkkel, som t.d. objektrelatert system.