Bakgrunn

Bømlo kommune skal jf. forskrift om offentlege arkiv §4; til kvar tid ha ein ajourført arkivplan som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal og vise kva slags instruksar, reglar, planar mv. som gjeld for arkivarbeidet». I riksarkivarens forskrift § 1-1 er det skildra eit minste krav til arkivplanen sitt innhald.

I forskrift om offentlege arkiv §4 står det vidare at; Den øvste leiinga i organet må sjå til at arkivarbeidet blir omfatta av organets internkontroll. I kommunar og fylkeskommunar er dette ein del av det ansvaret som er lagt til administrasjonssjefen etter kommunelova [§13-1].

Formål

Hovudformålet med arkivplanen er at den skal sikre at Bømlo kommune på best mogeleg måte tek vare på og sikrar arkiva sine, både for notid og framtid. Den skal vise Bømlo kommune sin historikk og organisering

Vidare ønskjer Bømlo kommune å nytte arkivplanen som eit;

• Reiskap for arkivleiar og tilsette som arbeidar med dokumentaforvalting og arkivering i kommunen. Arkivplanen legg til rett for at kommunen kan ha god kontroll og oversikt over kommunen sin dokumentasjonsforvaltning, både papirbasert og elektronisk materiale som inngår i arkivet. Korleis arkivet er organisert, kva instruksar og reglar som gjeld for arkivarbeidet og dokumentasjon for elektroniske register og databasar 
• Kvalitetssikring av kommunen sin dokumentasjonsforvaltning. Arkivplanen gjev, saman med Compilo, ei samla oversikt for heile kommunen og legg derfor til rette for ei god kvaltietssikring av arkiva
• Styringsverkty for arkivleiar og leiinga. Ved å ha ein samla, god og oppdatert oversikt over kommunene sin dokumentasjonsforvaltning legg ein til rette for at arkivplanen, saman med Compilo, blir eit godt styringsverkty, som kan nyttast i samband med strategiarbeid, planarbeid og internkontroll i kommunen