Overordna arkivansvar og oppgåver

Kommunen har etter § 6 i arkivlova arkivplikt: Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

 Administrasjonssjefen, kommunedirektøren 

har i følgje kommunelova og forskrift om offentleg arkiv § 1 ansvaret for kommunen sine arkiv og for at organiseringa og oppfølginga av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg saksbehandling.  

Kommunedirektøren

har delegert det operative leiaransvaret for arkivtenesta i kommunen til arkivleiar. Arkivleiar har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er fagleg overordna arkivpersonalet også i ytre einingar. Arkivleiar er tilsett ved eininga Fellessekretariatet og rapporterer til sekretariatsleiar. Ved alvorlege avvik skal arkivleiar rapportera til kommunedirektøren.

Delegasjon av operativt arkivansvar for Bømlo kommune er arkivert i Elements i underteikna stand, kopi er tilgjengeleg i kvalitetsstyringssystemet Compilo. https://x12.ksx.no/system.php?item=20003578&ok=2bz453fqtjdm7g9

Leiar for administrative einingar i kommunen, som fungerer som eigne arkivskaparar, er delegert det daglege ansvaret for arkivarbeidet i sine einingar. Ansvaret for utføring av arkivarbeid er delegert vidare til eigne tilsette i merkantile stillingar - arkivpersonell.

Lenke til arkivlova: https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1992-12-04-126

Lenke til arkivforskrifta: https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2017-12-15-2105?q=arkivforskriften

Arkivleiar sine oppgåver

Arkivleiar er leiar for arkivtenesta og skal gi rettleiing og føre tilsyn med arkivdanning i Elements og fagsystem og alt arkivhald i kommunen.

Arkivleiar har rett og plikt til:

1. - rapportere til sekretariatsleiar om verksemda til arkivtenesta og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
2. - rådgje og uttale seg om dei arkivmessige konsekvensane av planlagde omorganiseringar i kommunen.
3. - føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglane i arkivplanen
4. - føre kontroll med at dei aktive arkiva i kommunen er forsvarleg oppbevart og sikra
5. - ta initiativ til oppdatering/endringar i arkivplanen
6. - rådgje når kommunen skal velje edb-baserte sak-/arkivsystem og fagsystem og ved innkjøp av arkivmateriell.
7. - samarbeida med dei ansvarlege om utarbeiding av arkivrutinar for personregisterbasert arkiv t.d. elev-personal-klient arkiv.
8. - syta for at eldre og avslutta arkiv i ytre einingar er forsvarleg oppbevart og vert klargjort for overføring til fjernarkiv (Rådhuset)
9. - ta imot avleveringar frå ytre einingar til fjernarkiv
10. - tilretteleggja for overføring av arkiv til arkivdepot (IKAH IKS)
11. - vere kontaktperson med Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS

Arkivleiar er systemansvarleg for sak- arkivsystemet Elements

- har ansvar for å tildela og ajourhalde brukar- og tilgangsrettar i systemet.

- endre oppbygging og struktur i høve endringar i administrativ organisering.

- utføre alle endringar som er nødvendig for eit oppdatert og tenleg system.

Verksemdleiar har ansvar for å melde frå om tilsette som skal ha tilgong til systemet

-den tilsette sitt fulle namn og stillingstittel

- dato for når den skal gjelda frå

-kva tilgongar brukar skal ha.

-endring av brukarrettar 

-melding om når brukarrettar skal opphøyre enten ved overgang til anna stilling, avdeling eller ved avslutning av tenestetilhøvet

Arkivleiar skal elles leggje vekt på desse oppgåvene:

1. - halde seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og endringar i lov og regelverk for offentlege arkiv
2. - vera rådgjevar og gi fagleg rettleiing i høve arkivhald i alle einingar i kommunen
3. - sørgje for at arkivmedarbeidarane får tilbod om å utvikle sin faglege kompetanse
4. - gi nytilsette nødvendig opplæring

Arkivtenesta sine oppgåver

I arkivforskrifta § 2-1, blir det fastsett at arkivarbeidet i eit offentleg organ som hovudregel skal utførast av ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg.

Arkivtenesta er organisert som ei sentralisert arkivteneste. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgåver er knytt til arkivtenesta. Arkivleiar er fagleg overordna for arkivpersonalet i alle kommunale einingar.

Arkivtenesta si hovudoppgåve er å kvalitetssikre dokumentasjonen av verksemda i kommunen. Arkivtenesta skal arbeide etter denne målsetjinga:

1. Journalføring - Arkivtenesta registrerer inngåande brev og andre førespurnadar utanfrå i sak/arkivsystemet Elements. Post til fagsystem som gjeld tenester til innbyggjarane, der sakshandsaming skjer i skjerma system i sikker sone, vert lagd i hylle på postrommet og henta av tenestene.
2. Kontroll - Arkivtenesta skal kontrollere at det blir gjeve svar (restansekontroll) og melde frå til leiar for den enkelte verksemd/avdeling dersom restansar ikkje vert fylgd opp av sakshandsamar.
3. Kontroll - Arkivtenesta skal kontrollere opplysingane i offentleg journal før publisering på nett.
4. Arkivtenesta sikrar at arkivet dokumenterer opphavet til ei sak (inngåande skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokument, kommentarar, utgreiingar, vedtak i styre, råd eller utval) og resultatet av behandlinga (vedtak, avtalar, kopi av utgåande skriv, oppfølging).
5. Arkivtenesta sørgjer for systematikk og samanheng i arkiva, slik at dei kan fungere som informasjonskjelde og informasjonssystem for administrasjonen, rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkjelder for ettertida.
6. Arkivtenesta tar vare på dokumentasjon av elektroniske arkivsystem.

Arkivdepotet sine oppgåver

Kommunen er etter § 18 i arkivforskrifta forplikta til å avlevere eldre og avslutta arkiv til eit arkivdepot. Bømlo kommune er deleigar i Interkommunalt arkiv Hordaland IKS og kjøper all depot teneste av dei.

Sjå meir om Depotordning og oppgåver i eit depot her

IKA Hordaland IKS sine oppgåver og ansvar

Kommunen er tilslutta og deleigar av Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS og set i selskapet sitt øvste organ - representantskapet.   Kommunen yt eit årleg tilskot fastsett av representantskapet. Eigarforholdet vert styrt av ei selskapsavtale, vedteke av kommunestyret til alle eigarane. I tillegg kjøper Bømlo kommune fleire tenester relatert til det arkivfaglege arbeidet, dette blir regulert av særskilde depot- og oppdragsavtaler.

Bømlo kommune har delegert ansvar for at deponert arkiv (både på papir og digitale system) vert teke vare på i trygge og godkjende lokaler. 

Bømlo kommune har delegert og kjøper følgjande oppgåver til institusjonen:

1. Ordne og katalogisere kommunen sine eldre arkiv fram til kommunesamanslåingane i 1963
2. Ordne og katalogisere kommunen sine deponerte arkiv for perioden 1963 til 1985
3. Hente, ordne og katalogisere kommunen sine arkiv for perioden 1985 til 1998 (Henting sommar 2021)
4. Utvikle rutinar for å ivareta elektroniske arkiv som autentisk dokumentasjon
5. Motta avslutta elektroniske arkiv i samsvar med særskilt avtale
6. Arkivfagleg opplæring av tilsette i kommunen
7. Motta personregister som har gått ut av aktiv bruk
8. Rettleie ved utarbeiding av lokalt regelverk der dette må gjerast i følgje forskrifter til arkivlova, som arkivplan og plan for bevaring og kassasjon, jmf. selskapsavtale av 1.1.2020
9. Rettleie i arkivarbeid og arkivbevaring i kommunen etter gjeldande regelverk, jmf. selskapsavtale av 1.1.2020
10. Føre register over Bømlo kommune sin deponerte bestand og tilvekst
11. Betjena arkiv i samband med førespurnad frå arkiveigar - Bømlo kommune
12. Betjena arkiv i samband med førespurnad frå publikum herunder leggja til rette for tilgang til arkivmateriell på lesesal jf. gjeldande lov og føresegn.
13. Gje kommunen rettleiing i handsaming av arkivmateria før deponering til IKAH
14. Utarbeida rutinar, retningslinjer og instruksar for korleis arkiv, både på papir og digitalt skal organiserast før deponering.